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教你如何写出一封完美的电子邮件

作者: 南云飞  上传时间:2011-09-05  浏览:846
一、为什么选用电子邮件来与别人沟通?

据说,世界上的第一封电子邮件是由一位名叫Leonard K的教授发给他的同事的,这封邮件内容只有两个字母:“LO”。但从那一刻起,电子邮件就以迅雷不及掩耳之势不断侵蚀传统纸面信件的领域。到目前为止,可以大胆地说,凡是具有高中以上文化程度的年轻人,几乎没有一个不拥有自己的电子邮箱地址。
?#25910;?#26412;人从2000年正式拥有了自己的一个电子邮箱地址,为此兴奋了一夜没有睡觉。当时这东西确实是很稀罕的:用电话线连接在一个叫作“猫”的东西上,然后“猫”又连接到电脑上,居然可以在上面给远方的朋友写信!而?#19968;?#26159;马上就能收到!这真是令人惊叹!须知当时“大哥大”还是少数阔人?#32654;?#26174;摆的时候!我清楚地记得我的第一封电子邮件是这样写的:“老张,我正在给你用电脑写信,你现在看到了吗?#20426;?#20851;于这封信,老张在一周之后在一个网吧里才打开,回?#27425;?#35828;:“我看到了,真神奇。。。。”――当时大家都没有自己的个人电脑。
到了后来,用电子邮件沟通已经成为了常态。但说来奇怪,我们国人其实是不?#19981;?#29992;电子邮件来沟通的,尤其是私人之间的事情。这一点区别于老外――老外是很?#19981;?#29992;电子邮件的,目前外企员工是国人在用电子邮件最多的群体。而国人最?#19981;?#29992;MSN或QQ聊天:msn来自微软,是“洋”玩意儿,而且多数老外在用,所以国人中的“高端人士”往往?#19981;?#29992;这个,尽管经常断线却?#25191;?#19981;疲;qq是个?#23601;?#30340;软件,而且一开始给人的感觉是小屁孩儿们?#32654;?#27873;MM的,娱?#20013;?#22810;一点,这就很被“高端人士”看不起,甚至你在客户面前都不好意思说你在用QQ。不过,毕竟无论msn也好,qq也好,不外乎就一网上沟通工具而已,好用才是王道。所以,到目前为止,qq已经占领了国内及时通讯的多半市场,真是此一时彼一时啊。
我很?#19981;?#29992;电子邮件与人沟通,尤其是商务场?#31232;?#29702;由很简单:首先,书面的东西要比打电话等正式的多,用电子邮件沟通显得庄重典雅:你做过什么,要去做什么,需要别人做什么,写邮件发出去,年?#24352;?#28857;的时候也知道你每天?#20960;?#20102;些什么。这一点区别于qq与msn,这两个及时工具是不适合正规的商务交流的,最多是补充而已,而且要获得对方的?#24066;?#26041;适合使用;其次,书面的电子邮件在撰写的过程中必然要斟字酌句,细细?#32842;ィ?#33021;够有条理性地阐述其观点,减少了口头语言错误的可能,电话沟通则难免言多必失,而且条理?#22278;睿?#26080;法表达许多复杂的意思。最后,用电子邮件沟通,还有一个最重要的功能是保留证据。它能够永?#20040;?#20648;沟通过程中的信息,在需要查询时及时查到,在需要?#22278;?#20844;堂的时候可以当作直接证据来使用,这一点也区别于qq等及时通讯工具。当然,如果你不想让对方保留沟通的记录,就要选择当面对话等难以保留记录等方式(但当面?#23478;?#30340;可能性也是有的)。
用电子邮件沟通也有其?#27605;藎罕?#22914;及时性就不如qq等方便。同时,电子邮件虽然方便快捷,但一些原始的纸面文件,比如一些已经盖章或签字的原始文件无法通过网络传递,只能通过传统邮寄方式进行。另外,电子邮件毕竟是“无形之物?#20445;?#23427;的载体是人眼看不到的电子信息,因此,一些需要?#24615;?#20010;体感情的信件,如情书等,一般不宜用电子的方式来传递。
撰写电子邮件的目的,一般需要先考虑下面的问题,这样可以帮助确认邮件中的重要信息。
  (一) 要询问什么问题?
  (二) 要发送什么文件?#35838;?#20160;么要发给对方?
  (三) 要陈述什么观点?
  (四) 要征询什么意见?
  (五) 要给予什么建议?#35838;?#20160;么对方要?#37038;埽?br/>  (六) 要推销什么产品或服务?#35838;?#20160;么对方要购买?
  (七) 为什么要表示?#34892;唬?br/> 
二、如何选择电子邮箱及邮箱地址

古代的名士都有一个叫的上口的好名号。比如在?#31471;?#27986;传?#20998;校?#40657;宋江的外号就叫“及时雨?#20445;?#36825;为那厮增色不少!这就是名号的重要性。商务交往也是如此,一个响亮的、有内涵的电子邮箱地址能显得使用者层次高了许多:举个例子,假如你是一个大型企业负责人或受人尊重的机关单位专家学者,你就不该在对方问你电子邮件的时候说“我的邮箱是[email protected]?#20445;?#36825;就叫掉价!你应该给他一个单位邮箱!再举个例子,如果对方是个老外,你就至少要给他留一个yahoo或gmail或hotmail的邮箱,因为跨境电子邮件沟通其它邮箱往往有遮蔽的?#27605;藎?#32780;163邮箱又因为你的英语不灵光,无法通俗地告诉老外,?#35757;?#20320;和老外讲:“my e-mail is [email protected]、six、three dot com?#20426;?br/> 按照?#25910;?#20351;用电子邮箱的经验,一个商界人士至少需要3个电子邮箱:一个为商务门面:最好选择单位邮箱;一个为功能较大的邮箱,如网易的163邮箱,gmail邮箱等;一个为最快捷方便的邮箱,如qq邮箱,139邮箱?#21462;?#36825;些邮箱都可以整合在一个邮箱里查收发送?#32597;收?#30340;组合是:将单位邮箱和139邮箱通过pop全部收在网?#23376;?#31665;中,然后将收到的邮件再转发到qq邮箱,然后再设置转发到139邮箱。这样一来,凡是给?#25910;?#21457;的邮件,无论是发给哪个电子邮箱,都第一时间通过qq提示和139邮件短信通知?#25910;擼?#32780;?#25910;?#20063;可以利用网?#23376;?#31665;的强大功能,用选择的发件人来回复各种邮件。设置起来虽然?#27492;?#40635;?#24120;?#20294;用起来却轻松多了。

给自己注册一个理想的电子邮件,其用户名至关重要。一般人注册邮箱,最优选择往往是注册自己姓名的全拼,如果已经被占用,那退而求其次,只能是选择姓名+出生年月,这后一种组合?#25910;?#19981;是很赞同,因为这样的用户名不仅泄露了个人隐私、为自己带来不安全,而且拼音和数字连在一起也显得不上档次。举个例子,如果是网易等国内邮箱,“南云飞”这个名字就可以注册为“nanyunfei?#20445;?#20294;若是gmail或yahoo等国外邮箱,建议注册成“[email protected]”或“[email protected]”为好,这样符合国际邮箱的姓名书写规则。对于不想显示个人隐私的邮箱使用者,还可以同英文名?#26377;?#30340;方式,比如“[email protected]”?#21462;?br/> 三、电子邮件中的几个“术语”

TO。 收件人。也就是说,你这封邮件要发送给谁,就TO谁。
CC。 抄送相关人。意思是说你这封信不仅要TO给谁,还有必要让收件人之外的相关人知晓。一般来说,你的直接上级往往?#19981;?#20107;必躬亲,或者这件事你需要领导支持的,一定要去CC他,不然你做了很多事情,领导不知道,你就是出了事也没人挺你。
BCC。 暗送相关人。比如你要给客户发封邮件,想既让你的领导知道又不想?#27599;?#25143;看到你抄送了你的领导,这时你就需要用暗送这个功能了。
FW。.转发相关人。如果你是个领导,每天处理很多事情,?#34892;?#20107;情邮件需要你的下属处理,这时你就可以直接可以转发给你的下属去处理。转发的同时不要忘了加个批示,pls. follow. (请处理) 简单明了。如果你是个下属,?#34892;?#20107;情你无权处理,也可根据需要转发给领导,但切?#19988;?#22312;转发时写几句请求处理的话,领导不是你的下属,很忌讳你直接转发给他的。
Re。回复相关人。这个比较简单,但要注意的是,如果有多人发送给你,你回复的时候要注意选择“回复全部?#20445;?#21482;回复一个人是不礼貌的。
?#35759;?#22238;执。一般的邮箱都有这个功能,但yahoo和gmail邮箱没有,需要你在客户端设置才行。?#35759;?#22238;执,通常两个功能:一是内容很重要的邮件,需要知道对方是否读过,但是如果是需要在限定的时间内读,就需要用邮件的优先级功能,选择“紧急”即可。二是个人目的看收件人究竟打开过没?#23567;?#20294;是,没有发回?#35759;?#22238;执并不表明对方没有看?#21483;?#20214;,一则如果收件人刻意回避,可以不选择“?#35759;?#22238;执”按钮而直接阅读,或者在某些邮箱中,如网易、qq等可以预览的状态下看完邮件内容而不给你发回执。
优先级。这个功能要慎用!如果不是万分火?#20445;?#21315;万不要发送这?#25191;?#30528;红色感叹号的信件!我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人,这种邮件会引起阅读者的重视,但是发这样的邮件?#19981;?#25307;来读信人的讨厌:尤其是你的信件内容并非紧?#20445;?#21516;时,这?#25191;?#26377;特殊标志的邮件在某些邮箱里会被认为是垃圾邮件,反而不能正常收到。
群发。群发时候要注意,?#34892;?#37038;箱有群发数量限?#30130;?#20363;如qq邮箱一次只可群发20多个,网易可能不到50个,而gmail一次可以群发到500个,但群发尽量不要超过10个,多了就显示这封邮件有广告之嫌,在多人发送时,可选择某些邮箱的“群发单显”功能。另外,在群发时,一定要核实每个?#25307;?#20154;,千万不要因为图一时方便,将你的求职邮件错误发送给你的领导。
签名档。如果是单位邮箱,不妨设置一个统一的签名档,可以添上你的名字、职位、电话、传真、邮件,可能还有公司的Logo或者网址。注意其字体一定要和邮件的正文不同,字号一般应选择比正文字体小一些。另外,为了适应你的“多重身份?#20445;?#20320;可以在邮箱中设置多个签名档,灵活调用。 举例如下:
正文。。。。。。。。。
以下为签名档:
Best regards,
中国创业就业服务集团(香港)
CHINA ENTREPRENEURS&EMPLOYMENT SERVICES GROUP
袁小姐 Kelly
MP: 187。。
Tel: 021- 6。。
Website: http:///index1.asp
P 为了环境保护,打印前请三思。
P Please consider the environment - do you really need to print this email
P Merci de penser à l´environnement avant d´imprimer cet e-mail
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该封邮件的内容涉及云飞咨询的商?#24471;?#23494;,任何未经公司授权的全部或部分使用、复制、发布是被被禁止的。如果人你误收了该封邮件,请不要阅读,将其立即?#22659;?#24182;立刻通知发件人。DISCLAIMER:
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四、如何撰写一份令人满意的电子邮件

按照?#25910;?#30340;经历,总结出几条撰写要点:
 1.信纸
一般不要使用信纸。常见邮箱里预设的信纸难?#27425;?#27604;,能不用尽量不用。 
 
 2.标题
所谓标题,就是在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容。 一定不要空白标题,这是最失礼的。标题要简短,不宜冗长,最好写上来自**公司或某某的邮件,以便对方一目了然又便于留存。 标题要能?#20174;?#25991;章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “南先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,可适当用使?#20040;?#20889;字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意。回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。最重要的一点,主题千万不可出?#25191;?#21035;字和不通顺之处,切莫只?#24605;?#26597;正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。
 3.称呼恰当
邮件的开头一定要称呼收件人。但第二?#20301;?#20449;的时候,如果双方还都是使用原先沟通时的邮箱时,可省略称呼直接回复。如果对方有职务,应首先按职务尊称对方,如“x经理?#20445;?#22914;果对方是副职,一般不宜称呼?#26696;薄!!保?#22914;果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚,对于不知道对?#21483;?#21035;也不知道对方职务时,可直接称呼其全名即可,注意称呼要第一行顶格写。
对于问候,中文一般可写“你好?#20445;?#22312;北方地区称呼“您好”则更好。英文可最简单的开头写一个“HI?#20445;?#24320;头问候语是称呼换行空两格写。结尾中文可写“工作顺利?#20445;?#33509;是尊长应使用“此致敬礼”。英文常见的可写Best Regards。注意,?#30333;!?#21644;“此致”为紧接上一行结?#19981;?#25442;行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
4.内容规范、整洁、有条理
字体一般默认即可。?#25910;呦不?#35774;置成宋体深蓝小号字。中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana 或 Arial 字型,字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。但切记字体不要太大,除非对方是个老年人,同时,不要一会儿大字一会儿小字,也不要一会儿深蓝一会儿大红。英文字体能小写不要大写,以避免增加阅读的?#35759;齲?#19968;般来说,一封电子邮件的文字颜色一般不能超过三种。在表达方面,要确保拼写无误,在每封邮件发出之前都应?#32654;?#29992;拼写检查工具检查是否全部拼写无误。文字要表述准确,能够准确表达我方的观点,不要使客户产生任何的歧义,尽量避免有歧义的文字,尽量避免使用文言文。?#25910;?#30340;经验是,用对话式的写作风格比较好,能做到轻松但不失礼,而且也比较自然顺畅。当每次写完邮件后,?#25910;?#24635;要将其内容念出来,只有语句通?#22330;?#29978;至琅琅上口?#35762;?#21457;送。
另外,在邮件写作的过程中,要注意内容不可过多。这一点很像女人的迷你裙,越?#28120;?#22909;,以能说明问题为限,其内容以客户不需要下拉邮件为止,总长度大约不要超过250个字。邮件的开头除问候外,要马上切入正题,用三言两语将去信的宗?#24049;?#20027;要内容概括出来(这一点是按照西方的行文标准,即综述―分述的方式,而国人的习惯是先铺垫,说一堆废话之后,最后才亮出自己的观点,?#25910;?#20010;人认为,为节?#32423;?#20449;人的精力,采用开门见山的方式比较好),然后再一一详细道来。当然,如果邮件内容很短,而且有含蓄的必要,也可直接在信件内容的结尾提出要求。对于格式方面,要使每一段保持三或四行即可,段与段之间有?#21483;?#31354;行。为了保证电子邮件能够正确显示,文本的宽度为68个字符或更少。应该避免将网?#20998;?#38388;打?#20301;?#20998;到?#21483;小?br/> 最后,为了能够?#27599;?#25143;清楚地明?#23376;?#20214;内容,可以将邮件内容用一、二、三,1、2、3或A、B、C等标出来,这样显得有层次感,但问候类的邮件切记用这种方式,否则会让人认为你是一个刻板的人!要注意的是,能一次邮件交待完的信息最好在一次邮件中全部说清楚,不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者?#26696;?#27491;”之类的邮件,这会让人很反?#23567;?#22312;行文的过程中,不要动不动使用一些轻佻的笑脸字符,商务邮件毕竟不是你的情书。当然,如果是多次联系的熟悉客户,也不妨为了营造一定的轻松气氛而采用一些如:) 的符号,尤其你是女生的话,效果可能会更好一些。

5.添加附件要合?#30465;?br/> 如果你在邮件中附加了附件,一定要同时在正文中予以提示收件人查看,并最好做一简短说明。附件文件的名称要能概括附件的内容,方便收件人下载后管理。附件的数目一般不宜超过4个,数目较多时应打包?#39038;?#25104;一个文件。如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式,以免影响使用。如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送,因为很?#20113;?#19994;邮箱对附件的大小有限?#30130;?#23548;致你无法发送大容量的附件。
 6.回复邮件要及时、适当
收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,这是对人的基本尊重,中国人常有不回复邮件的习惯,以为我知道了便不需要回复,老外则认为我们这是不礼貌的行为。如果一下子回复不了,可及时回复对方说”收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。不要让对方苦苦?#21364;?#23545;于重点邮件,一般不要超过24小时才姗姗回复;当来信有多个问题需要答复时,在回复的时候不可笼统回复,要将相关问题抄到回件中,然后分别附上答案。避免再反复交流,浪费资源;另外,回复邮件不可过分简短,至少要答复10个字以上,这表明?#36828;?#26041;的重视,不可以简单地答复:“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼。
五、电子邮件并不是万能的
能够写一份合格的电子邮件相当重要,但现实是很多大学毕业生、甚至是工作多年的白领都难以撰写出一份理想的电子邮件。造成这种后果的原因不仅?#20889;?#23398;课程设置的问题,而?#19968;?#19982;大家对电子邮件的重视程度不够有关。另外,能够撰写好电子邮件也并非什么奇能异技,须知电子邮件只是人类沟通的一种方式而已,我们还需要其它沟通方式的补充才行。于是,你要切记,当你发送完电子邮件后,千万不要忘了给客户打个电话再确认一下。而且,再好的书面沟通?#21363;?#26367;不了见面拜访,唯有多样化的沟通方?#35762;?#20030;,辅以良好的态度?#32479;现?#30340;意愿,才能让我们的客户朋友遍天下!如果没有这些,光靠发送电子邮件来试图维护客户,无疑是痴人说梦,君不见,虽然越来越多的经理人工作中已经离不开电子邮件,但离不开的,还有那越来越多的苦恼。伟大的比尔·盖茨的苦恼之一就是,他收获巨额的个人?#32856;?#30340;同时,也收获了每天400万封电子邮件,而且最悲哀的是,其中绝大多数是垃圾邮件!

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