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怎么开好会议?

作者: 赵云阳  上传时间:2013-10-23  浏览:104

怎么开好会议?

作者:赵云阳

2013-10-23

        有的会议一开就是几个小时,还没?#34892;?#25104;决议,有的企业一周有三天都在开会,让员工对会议充满了恐惧。会议本来是解决问题的,但会议本身也是有时间成本的。无论是个人人生,还是企业管理,时间浪费是最大的浪费,这也是我一直的观点。一个企业的管理状况,我只要参加一次会议,基本就可以看出很多端倪。如何开会,也是管理者的一项基本技能。

      ?#20197;?#26469;在企业担任职务的时候,召开会议前,都会做好相关准备工作(会议主题、达到的成果、会议时间、参加人员),提前通知,做好会议主持,即使本次会议没有达到预期效果,宁?#19978;?#27425;再组织,也绝不拖延会议时间。那么应如何开会呢?#35838;?#24314;议如下:

      一、明确开会目标

       为什么要开会?要解决什么问题?会议的组织者必须明确,否则就可能形式无效的会议,浪费不必要的时间。一般来?#25285;?#20225;业有早会、部门周例会、公司周例会、月度(季?#21462;?#21322;年、年度)总结会议、临时会议等,开会无非就是总经经验、分析问题、布置工作、解决问题?#21462;?#26377;一个老板看了《中国合伙人》电影后,深有感触,便组织员开会,老板在会上大谈特谈感想,一谈就是两个小时,有的人在下面都睡着了。在我看来,这就是由于没有明确会议目标,导致的无效会议。会议一定要明确目标,不要开的就不要开。

     二、做好会议的准备工作

     会议组织者在会议前,要做好会议的准备工作,有备无患。会议前的准备工作包括:确定会议日期、时间、参加人员;拟订会议主题,需要达到的目标,并提前发给会议参加人员;提前一周下发会议通知;提前一天通知参会人员?#21462;?span lang="EN-US">

     三、做好会议主持工作

     每个会议都需要主持人指导进行,会议能否取得成功,会议主持人技巧至关重要。会议主持人一般要注意以下问题:

    1、会议准时开始,准时结束。开会议时间一般不要超过一时间(总结性会议除外),对于会议迟到的人员,按规定办理,形成良好的习惯。

    2、会议主持人要声音洪亮,不要?#20040;?#23478;听不明白你在说什么。

    3、引导会议参加人员发言,先?#27809;?#26497;的发言,打?#24179;?#23616;,再?#33267;?#21457;言,让每个人都有发言机会,对于发言时间太长、偏离主题的人员,要予以提醒。

   4、要严肃会议纪律,如出现交?#26041;?#32819;的情况,必须立即提醒。

    5、要引?#21363;?#23478;形成会议决议,对会议安排的工作要确定完成日期,并责任到人,以便会后跟踪。

    四、做好会议记录

    安排专人做好会议记录,会议结束后,整理好会议纪要,报领导审批后,发放?#35762;?#20250;人员。

    总之,要开好一次会议,应明确会议目标,做好会议准备工作,会议进行中掌?#25214;?#23450;的技巧,形成会议决议,会后做好跟踪就行了。

    最后?#19968;?#24819;?#25285;?#19981;要开的会议就不要开,会议本身是有时间成本的,因为时间浪费是最大的浪费。

 


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